Tapasztalt titkárok tudják, hogy az üzleti levelezés a megkeresések és az azokra adott válaszok kétharmadából áll. Az írásbeli kérdés fő célja, hogy bármilyen információt beszerezzen a címzettől. A levél írója arra számít, hogy a lehető legteljesebb választ kapja, amelyet a törvényben előírt vagy a kérelemben megjelölt határidőn belül megkapnak. Az írásbeli kérdések feldolgozására nincsenek szigorú szabályok. Az üzleti levelezésre azonban számos általános követelmény vonatkozik, amelyeket az elkészítésük során be kell tartani.
Szükséges
- - a társaság formája;
- - A4-es papír;
- - toll;
- - számítógép;
- - Nyomtató.
Utasítás
1. lépés
Ha egy csapat nevében és hivatalos okból jelentkezik egy másik szervezethez vagy egyénhez, nyomtasson egy kérdő levelet a szervezet fejlécére. Bármely intézménynek kérelmet küldő állampolgárnak olvashatóan meg kell írnia vagy A4-es lapra kell nyomtatnia.
2. lépés
A levél jobb felső sarkában tüntesse fel a címzettre vonatkozó információkat: beosztásának teljes neve, vezetékneve és kezdőbetűi, a szervezet postacíme (ha szükséges). A küldő céggel kapcsolatos információk az űrlap bal oldalán találhatók. A jegyzőnek külön sorban fel kell tüntetnie a kimenő dokumentum számát és dátumát. Ha a saját nevében jelentkezik, akkor az alábbiakban sorolja fel saját adatait: vezetéknév, keresztnév, védőnév (rövidítés nélkül), otthoni cím, telefonszám. Például: "Az LLC" kora reggel "igazgatójának VV Petrov Szemenov Vaszilij Vasziljevicsnek, lakóhelye: Nsk, Pervaya st., 15, apt. 15. telefon: 00-00-00 ".
3. lépés
Írjon címsort az e-mailhez. Röviden tükröznie kell az írásbeli fellebbezés lényegét, például: "A százszorszépmag minimális tételméretéről és az ezekre vonatkozó nagykereskedelmi árról." A fejléces papírra tegye ezt a támaszt balra. Ha magánszemély nevében beszél, egyszerűen meg kell jelölnie a levél formátumát, beírva a sor közepére a „kérdéses levél”, az „írásbeli kérés” vagy a „kérelem levél” kifejezést.
4. lépés
Ugrás a kérés nyilatkozatára. Ez lesz a levele fő törzse. Az első 1-2 mondatban magyarázza el annak okát és célját, amelyért ezt vagy azt az információt meg szeretné kapni. Például: „Májusban a„ Sad”kerti partnerség tagjai tömeges százszorszépmag-vásárlást terveznek. Miután megvizsgáltuk cége reklámfüzetét, úgy döntöttünk, hogy igénybe vesszük a kínált szolgáltatásokat. Ezzel kapcsolatban kérjük, küldje el a következő információkat az alábbi címre."
5. lépés
Fogalmazza meg az egyes kérdéseket. Próbáljon pontos és tömör lenni. Ne csináljon túl hosszú mondatokat, beleértve 2-3 kérdést is egyszerre. Ügyeljen arra, hogy egy kérdőjel legyen a végén - ez vizuálisan kiemeli a fő témát. Ha több kérdés van, töltse ki őket számozott listával. Például: „1. Mi a minimális vetőmagméret? 2. Mennyibe kerül 1 zsák mag nagy- és kiskereskedelemben? 3. Mennyi ideig tart a megvásárolt tétel leszállítása? 4. Milyen dokumentumokat kell benyújtani ahhoz, hogy az Ön vállalkozása és egy kertészeti partnerség között szállítási megállapodást kössön?"
6. lépés
A levelet fejezze be köszönőlevéllel. Tapintatosan is megadhatja a válasz beérkezésének kívánt időkeretét, például: „Előre is köszönöm a válaszát. Reméljük, hogy egy héten belül megkapjuk az árlistát. Az utolsó sorban írja alá (a szervezet nevében a vezetőt aláírják) és a dátumot.
