Az archívumban tárolt lejárt dokumentumokat megsemmisítik, amelyet több szakaszban hajtanak végre. Először a dokumentumokat választják ki, jutalékot hoznak létre, jogi aktust készítenek, és az aprítókon közvetlen megsemmisítés történik.
Szükséges
- - megsemmisítés;
- - megsemmisítés;
- - iratmegsemmisítő (papíraprító gép).
Utasítás
1. lépés
Minden levéltári dokumentumot évente felülvizsgálnak a megsemmisítés céljából. Ez lehetővé teszi, hogy időben felszabadítsanak helyet a vállalkozásoktól levéltári tárolás céljából kapott új dokumentumok számára.
2. lépés
Válassza ki a megsemmisítéshez szükséges dokumentumokat. A levéltári dokumentumok nagy részét 75 éve őrzik. A dokumentumok kiválasztását a levéltár munkatársai végzik.
3. lépés
Miután kiválasztotta a dokumentumokat, készítsen elpusztító aktust. A cselekmény a megsemmisítendő dokumentumok teljes listája. Meg kell jelölni az egyes dokumentumok sorszámát, leírását. Minden dokumentum előtt jelölje meg annak a cikknek vagy szabályozási dokumentumnak a számát, amely alapján a leírást elvégzik. Vezesse a tipikus dokumentumok listáját.
4. lépés
Ne feledje, hogy a lista nem feltétlenül tartalmazza az összes leírandó dokumentum nevét, ezért a levéltárosnak önállóan kell eldöntenie, hogy az adott dokumentum mely cikkhez vagy általános rendelkezéshez tartozik.
5. lépés
A megsemmisítési aktust a 2002. évi "A levéltár működésének alapvető szabályairól" szóló 4. számú mellékletnek megfelelően kell elkészíteni. A kitöltött dokumentumot a létrehozott bizottság minden tagjának és a levéltárigazgatás meghatalmazott képviselőjének alá kell írnia.
6. lépés
Csatoljon egy másik aktust a végrehajtott cselekményhez, amelyben feltünteti a megsemmisítendő dokumentumok teljes számát, valamint azok teljes súlyát. Ne felejtsük el, hogy a második nélküli első cselekmény érvénytelennek tekinthető. Ha pedig az ellenőrzés során ilyen jogsértést találnak, adminisztratív bírságot szabhatnak ki archívumának felelős képviselőjére.
7. lépés
Megbízhatja a közvetlen megsemmisítést egy olyan speciális szervezetre, amely ilyen tömeges szolgáltatásokat nyújt és ipari aprítókkal rendelkezik, vagy maga is elvégezheti a megsemmisítést, ha szervezetének saját aprítója van.
