Sürgősen megjelölt fax - gyorsabban adja át a főnöknek, szét kell bontani a rovatot kitöltő e-maileket, a postás által hozott levélhalmot és pár csomagot sürgősen "szétszórni" kell az osztályokon, és az alkalmazottat nyaralási kérelmet írt. Itt van hirdetése és fontos könyvelési dokumentuma. A titkár munkája nehéz! Érdemes elveszíteni egy "papírdarabot", mivel kiderül, hogy ettől függ a szervezet sorsa és a karrierje. Ahhoz, hogy mindig megtalálja ezt vagy azt a dokumentumot, képesnek kell lennie a levelezés helyes regisztrálására.
Szükséges
- Bejövő levelezési nyilvántartás,
- kimenő levelek naplója,
- jegyzetfüzetek 96 lapos térfogattal,
- szervezeti formák,
- mappák.
Utasítás
1. lépés
Az összes bejövő és kimenő levelezést regisztrálnia kell, ráadásul az átvétel vagy a feladás napján. Minden típusú levelezés regisztrációhoz kötött: postai küldemények, e-mailek, faxok, személyesen kézbesítve az üzenet kezébe. A fontos e-maileket (bejövő és kimenő) ugyanúgy kell kinyomtatni és naplózni, mint más típusú levelezéseket. Ezenkívül szükséges a belső levelezés nyilvántartása: feljegyzések, szolgálati jegyzetek, magyarázó megjegyzések, nyilatkozatok, panaszok.
2. lépés
A levelezés regisztrálásához tartson speciális regisztrációs naplókat. Egy adott típusú levelezés nagyságától függően létrehozhat általános naplókat a bejövő és a kimenő levelezésről, vagy kiegészítheti azokat típusonként. Például készítsen naplót a bejövő és kimenő e-mailek rögzítésére. A levelezés mennyiségétől függetlenül kényelmes külön naplót készíteni a bejövő és kimenő faxok regisztrálásához.
3. lépés
Ha nincs külön, a nyomdában kinyomtatott napló a levelezés nyilvántartásáról, vegyen egy közönséges jegyzetfüzetet és terítse szét. A beérkező levelek naplójában tüntesse fel az üzenet számát, az átvétel dátumát, valamint a levelezés típusát, ha van közös naplója az összes üzenettípusról, az elektronikustól a faxig. Külön oszlopban írja le röviden a levél tartalmát. A következő oszlopba írja be a fej felbontását és annak a személynek a nevét, akinek a levelet végrehajtásra átadták. A gyakorlatban, ha a kérdést egy adott személy ellenőrzi, sok levél nem jut el a vezetőhöz, hanem azonnal továbbítja az előadónak, ezért nem szabad ezt az oszlopot nagyra növelni. Célszerű az előadó vezetéknevén vagy mellette helyet hagyni az aláírás számára, jelezve, hogy megkapta a dokumentumot. Ha a fej utasította a titkárnőt, hogy ellenőrizze a dokumentum "végrehajtását", akkor egy külön oszlopban piros tintával ("K" betűvel vagy "kontroll" szóval) írnak egy megjegyzést az ellenőrzésről. Az ezzel a dokumentummal kapcsolatos megbízás végrehajtásának befejezése után tegyen egy jelölést a végrehajtásra, valamint a levél "ügyre" átadására (adja meg az ügy számát és kialakításának dátumát).
4. lépés
A levelezési regisztrációra minden kimenő üzenethez szükség van. A kimenő levelek naplójában kevesebb oszlop található, mint a bejövő levelezés naplójában. A bejövő levelek nyilvántartásán túl készítsen a kimenő levelek nyilvántartásában egy oszlopot a levél sorszámával, egy oszlopot a dátummal, csak a feladással, a küldött levelezés típusával (ha szükséges), az üzenet összefoglalásával, a dokumentum (levél) kiállítójának vezetéknevével, valamint az ügyszámmal ellátott oszloppal, ahol az üzenet másolatát benyújtották.
5. lépés
Különleges módon regisztrálnia kell a levélben küldött levelezést. A levélben küldött levelek regisztrálását a szervezet fejléces lapján végzik. Jobb, ha egyszerre legfeljebb 7-10 levelet küld. Kézzel vagy számítógépen, az űrlapra írja be az elküldés dátumát, az alábbiakban minden postai úton elküldött levél esetében tüntesse fel a nyilvántartás sorszámát, a szervezet nevét, helyét (csak a várost ill. vidék). Hagyjon némi helyet a jobb oldalon. Itt, miután megkapta a csekket az e-mailben, be kell írnia belőle a levelezési számokat (általában 6-8 számjegyet). Írja be az egyes szállítmányok szervezete neve alá az elküldendő dokumentumok számát és dátumát, vagy egyéb azonosítást lehetővé tevő részleteket. A postán ezt a listát a postabélyegző igazolja. Fájlja lehet külön mappában vagy abban a mappában, ahol a kimenő üzeneteket tárolja.
6. lépés
Minden belső levelezés rögzítéséhez külön napló szükséges. Minden naplóban tüntesse fel a dokumentum számát, dátumát, a kiállító vezetéknevét, összefoglalót, a fej állásfoglalását, a végrehajtó vezetéknevét, az ellenőrzés jelölését, valamint az eset számát.
