Az elektronikus dokumentumkezelés növekvő elterjedése ellenére a vállalkozások közötti e-mailes kommunikáció, az üzleti levelezés nem veszítette el relevanciáját. Az üzleti levelek több mint 80% -a papírra van nyomtatva, és postán vagy osztályon belüli expedíció útján kerül elküldésre. Hogyan kell helyesen írni egy levelet, hogy elérje a célját, és ne a címzett küldje el a kukába?
Utasítás
1. lépés
Amikor elkezd írni egy üzleti levelet, vegyen egy üzleti levélpapírt. Rendszerint formátumát az irodai munkára vonatkozó utasítások határozzák meg, A4-es papírra nyomtatva. Ha kész nyomtatványra nyomtatnak, ügyeljen arra, hogy a tetején elegendő mélyedés legyen (a cég adatainak megfelelően). Hagyja a margót a bal oldalon - 30 mm, a jobb és az alsó részen - 20 mm (kisebb, de nem kevesebb, mint 15 mm).
2. lépés
Az űrlap kiválasztásakor döntsön a részletek helyéről (szögletes vagy hosszanti). Ha a levele a termeléshez és a pénzügyi tevékenységhez kapcsolódik, információt hordoz, együttműködési ajánlatot, magánszemélynek szól - jobb, ha a részletek szögletes elrendezését használja (a lap bal felső sarkában).
A címzett adatait a levél bal felső részében nyomtatják. Jogi személy esetében ez a szervezet neve (névleges esetben), annak a személynek a beosztása, akinek a levelet szánják (datív esetben). Például a "PavlovskGranit" JSC, az értékesítési osztály vezetője Ivanov I. I.
Ha a levelet fejnek küldik, akkor a vállalkozás neve elhagyható, mert ez szerepel a beosztás címében (például: „A JSC PavlovskGranit igazgatója”, Sidorov EE).
3. lépés
Gratuláló levél, meghívó levél jobban fog kinézni a fejléceken, a részletek hosszanti elrendezésével. Egy ilyen levél fejlécében a részletek minimális száma a címer vagy embléma, a vállalkozás neve, a rövidített név (csak akkor, ha azt az alapító okirat vagy más irányadó dokumentum rögzíti), a dátum és a szám. A szervezet címe, telefonszáma, e-mail címe a láblécben található. Célszerű egy ilyen levél tartalmát egy lapra helyezni.
4. lépés
Most kezdje el írni magát a levelet. A dokumentum nevét (Letter) nem kell kinyomtatni. Válasszon egy tetszés szerinti betűtípust, ha az nincs megadva az irodai munkára vonatkozó utasításokban. A leggyakrabban használt betűtípus a Times New Roman, 12-14 méret.
5. lépés
Ha egy adott személynek szól, forduljon közvetlenül hozzá ("Kedves Nyikolaj Ivanovics!") És csak "önhöz". Ha nem, akkor folytassa a szöveggel. Ha a betű rövid, változtassa meg a sortávolságot 1, 5 értékre.
A tartalomnak világosnak kell lennie, világosan kifejezve azt, amit a címzettől kíván.
6. lépés
A végén jelölje meg annak a fejnek a pozícióját, aki aláírta a levelet, a teljes nevet (tegye a kezdőbetűket a vezetéknév elé, például V. I. Petrov). Az alábbiakban a fellépőként megadott koordinátáid vannak - vezetéknév, keresztnév, keresztnév, telefonszám.
